Anwesenheitsprotokollsystem / Wächterkontrollsystem

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Das Anwesenheitsprotokollsystem bzw. Wächterkontrollsystem von plausibolo.de® verfolgt einen neuen Ansatz. Keine teuren Spezialgeräte, sondern gängige Android®-Smartphones mit Software-Versionen ab 4.1 (JellyBean) werden verwendet. Es können sowohl Geräte für die Mitarbeiter gekauft werden als auch privat vorhandene Smartphones eingesetzt werden – „BYOD = bring your own device“ aus Sicht des Mitarbeiters.

Beispielsweise können eingesetzt werden:

Aber natürlich sind auch alle höherwertigen Smartphones geeignet. Sie müssen lediglich über NFC (Near Field Communication) und eine Android-Version ab 4.1 verfügen.

Es gibt keine Einstiegshürde für den Einsatz des Systems. Installieren Sie die App aus dem PlayStore auf Ihre Android-Smartphones und die PC-Anwendung auf Ihren Personal Computer – egal ob Netbook, Notebook oder Desktop, egal ob Linux oder Windows – auch Convertibles (z. B. Lenovo Miix) und Tablets (z. B. Dell Venue) eignen sich.

Tragen Sie die Zugangsdaten, die zu bewachenden Objekte und die Kontrollpunkte ins Programm ein und lassen Sie Ihre Mitarbeiter wie üblich die Rundgänge machen. Jedes Mal, wenn Sie die PC-Anwendung öffnen, holt sie sich die neuen Daten ab. Die Daten werden bei gestartetem Programm regelmäßig aktualisiert.

Die sogenannten NFC-Tags erhalten Sie bei uns. Ihre Tags werden auf unserem Server Ihnen zugeordnet, so dass Sie die Lesevorgänge dieses Tags abrufen können. Andere NFC-Tags als die von uns wird der Server nicht akzeptieren, so dass sie für Sie nutzlos sind.

Die PC-Anwendung ist denkbar einfach und erlaubt neben dem Erstellen von Berichten im PDF-Format auch den Export der Daten in Industriestandard-Formaten wie tab-separated values und XML, um sie in anderen Anwendungen weiterzuverarbeiten, z. B. für die Lohnabrechnung.

Hier werden auch alle Daten über zu bewachende Objekte, Gebäude, Kontrollpunkte (NFC-Tags) und Mitarbeiter gespeichert. Diese Daten liegen ausschließlich bei Ihnen und nicht auf dem Datenbank-Server. Das bedeutet einerseits Datenschutz, andererseits sind Sie selbst für die Datensicherung verantwortlich.

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Einsatzfelder


2 NFC-Tags mit einem Centstück zum Vergleich
Zunächst wurde das Wächterkontrollsystem für einen Sicherheitsdienst entwickelt, aber mit der Zeit entpuppt es sich als sehr universelles Werkzeug für alle Fälle, wo die Anwesenheit einer Person an einem Ort protokolliert werden soll. Wir sind immer dankbar, wenn uns Kunden und Interessenten auf neue Einsatzfelder hinweisen.

Bislang sind folgende Einsatzfelder populär:

Der besondere Vorteil gegenüber anderen Zeiterfassungssystemen ist die Unabhängigkeit von Elektrizität und anderer Infrastruktur am Kontrollpunkt. Die Erfassung funktioniert also auch sehr gut und zuverlässig in Außenstellen, ohne dass irgendwelche zusätzlichen Installationen erforderlich wären. Die Standard-NFC-Tags können quasi überall hin geklebt werden, nur nicht auf Metalloberflächen. Für Metalloberfläche gibt es spezielle Tags für einen Aufpreis von 1 € pro Stück. Für 2 € pro Stück erhalten Sie auf Wunsch wetterfeste Tags. Tags können auch unter Tapete, dekorativen Aufklebern oder hinter Plexiglas versteckt werden.

Funktionsweise des Wächterkontrollsystems:

Die Smartphones senden ihre Android-ID (eindeutig pro Gerät, kann sich aber durch Austausch der Software ändern), die ID des Tags, den evtl. im Tag gespeicherten kurzen Text und den aktuellen Zeitstempel an den Server. Die PC-Anwendung lädt die zum jeweiligen Kunden gehörigen Lesevorgänge und verknüpft sie lokal mit den Daten der Objekte und Mitarbeiter. Hieraus werden dann Berichte und Datenexporte erzeugt.

Auf dem Server sind keine Objekt- oder Mitarbeiterdaten gespeichert, sondern lediglich Zugangsdaten der Kunden, die Zuordnung der NFC-Tags zu den Kunden und die Lesevorgänge.

Bedienung der App:

Um die Anwesenheit an einem Kontrollpunkt mit NFC-Tag zu protokollieren, wird das Android-Smartphone, auf dem die Wächterkontrollsystem-App installiert wurde, in entsperrtem Zustand mit der Rückseite an das NFC-Tag gehalten. Die Position des NFC-Lesechips variiert von Gerät zu Gerät, so dass nicht immer gesagt werden kann, an welcher Stelle des Smartphones die höchste Empfindlichkeit gegeben ist. Am besten bewegt man das Smartphone vor dem NFC-Tag ein wenig hin und her.

Sobald das NFC-Tag erkannt wurde, erklingt ein Ton. Die Art des Tons ist abhängig davon, ob der Lesevorgang erfolgreich war oder nicht. Die Wächterkontrollsystem-App startet automatisch und zeigt im besten Fall das nebenstehende Bild. Ist die Schrift rot, dann konnte keine Verbindung zum Server hergestellt werden. Das ist bei Lesevorgängen in Kellern oder anderen Stellen mit schlechter Funkverbindung durchaus in Ordnung und kein Problem. Damit das Senden nicht vergessen wird, wird der Benutzer benachrichtigt. Durch Anklicken dieser Benachrichtigung (Notification) kann später jederzeit ein erneuter Sendeversuch gestartet werden. Bis dahin werden die Daten im Gerät gespeichert. Hier ist durchaus Platz für sehr viele Lesevorgänge.

Auch bei folgenden Lesevorgängen wird immer versucht, alle bislang ungesendeten Daten mit zu schicken. Es geht also nichts verloren. Zum Ende einer Schicht sollte geprüft werden, ob alle Daten gesendet werden. Im Zweifelsfall kann die Wächterkontroll-App einmal manuell gestartet werden, was auch einen erneuten Sendeversuch auslöst.

In der App kann man wahlweise einen Namen, Spitznamen oder eine Personalnummer eintragen, um die spätere Zuordnung von Android-Geräten zu Mitarbeitern zu erleichtern. Ansonsten gibt es in der Wächterkontroll-App keine Einstellungsmöglichkeiten.

Weitere Hinweise zur Bedienung der App und zum PC-Programm finden Sie in den PDF-Dokumenten auf der Download-Seite.

Preise

Die Preisgestaltung ist bewusst ganz einfach gehalten. Für jedes Tag zahlen Sie pro Monat 1 € (zuzüglich Umsatzsteuer¹). Die Tags werden in 10er-Päckchen für 60 € angeboten, womit die ersten sechs Monate bezahlt sind. Damit sind sämtliche Kosten abgegolten für die Nutzung der Android-App, der PC-Software und des Kontos auf dem Server.

Jeweils nach Ablauf des Sechs-Monats-Zeitraums können Sie die Nutzung verlängern oder auch nicht. Sie gehen keine langfristige Bindung ein und können somit flexibel auf geänderte Rahmenbedingungen reagieren. Da alle Daten lokal bei Ihnen in einer Industriestandard-Datenbank SQLite gespeichert werden, haben Sie jederzeit die uneingeschränkte Kontrolle darüber. Eine unfaire Kundenbindung durch technische Hürden findet nicht statt. Sogar die NFC-Tags können Sie mit anderen Anwendungen nutzen oder umprogrammieren, da sie nicht schreibgeschützt sind – es sei denn, Sie hätten ausdrücklich schreibgeschützte Tags bestellt.

Kontaktieren Sie uns, damit wir Ihnen auf unserem Server ein kostenloses Konto einrichten und Ihnen die Zugangsdaten mitteilen. Sie erhalten ein Probepäckchen mit Tags, die für drei Monate freigeschaltet sind.

1) Dieses Angebot richtet sich an gewerbliche Kunden, nicht an Endverbraucher.

Häufige Fragen

Welche Smartphones sind geeignet?
Eintrag im PlayStore
          ®Für das Wächterkontrollsystem eignen sich alle Android® Smartphones mit Betriebssystem-Versionen ab 4.1 und NFC. Ob Ihr Smartphone geeignet ist, können Sie prüfen, indem Sie den PlayStore® aufrufen und nach dem Begriff Wächterkontrollsystem suchen. Wird die plausibolo® App gefunden (siehe Bild), ist es geeignet. Bringt die Suche kein Ergebnis, so funktioniert es mit dem Wächterkontrollsystem leider nicht.

Smartphones mit anderen Betriebssystemen (FirefoxOS®, Tizen®, Sailfish®, Symbian®, WebOS®, Windows Phone®, iOS®) sind nicht geeignet, auch wenn es bei einigen Systemen Geräte mit NFC-Fähigkeit gibt. Da der Anteil von Android® am Gesamtmarkt rund 85 % beträgt, bei anderen Systemen die Verbreitung von NFC geringer ist und Android® Geräte sehr preisgünstig verfügbar sind, wird das Anwesenheitsprotokollsystem nur für Android® angeboten.

Welche PCs und Betriebssysteme können verwendet werden?
Die PC-Anwendung des Anwesenheitsprotokollsystems wird mit dem plattformunabhängigen Tcl/Tk und der Datenbank SQLite entwickelt und ist daher auf den am weitesten verbreiteten Systemen lauffähig: Auf Windows® (32 und 64bit), Linux® (32 und 64bit) wird es regelmäßig getestet. Eine Anpassung an MacOS® ist jederzeit möglich, kann aber nicht regelmäßig geprüft werden.

Die Installation der Anwendung ist denkbar einfach – hierzu sind keine Administratorrechte erforderlich. Es genügt, den Installer zu starten und das Programm auf dem Rechner ablegen zu lassen. Es wird mit den Daten in einem Verzeichnis direkt unterhalb des Benutzerverzeichnisses abgelegt. Bei Windows werden Verknüpfungen auf dem Desktop und im Startmenü eingetragen. Eintragungen in der Systemkonfiguration (unterhalb von /etc bzw. in der Registry) erfolgen nicht.

Sind die Tags wetterfest?
Die Standard-Tags sind nicht wetterfest, aber es genügt, sie mit einem beliebigen Schutzaufkleber zu sichern oder auch einzulaminieren (Kaltlaminierung). Andererseits können Sie auf Wunsch gegen Aufpreis von 2 € pro Tag auch eine wetterfeste Ausführung erhalten.

Kann ich vorhandene Tags verwenden?
Sofern es sich um NFC-Tags handelt, ist das theoretisch möglich, aber wirtschaftlich fragwürdig. Es fallen die Kosten von 1 € netto pro Monat genauso an wie bei einer Verlängerung der Nutzung unserer Tags. Sie teilen uns die IDs der vorhandenen Tags mit, so dass wir sie Ihnen zuordnen können. Darüber hinaus müssen die Tags mit unserem "MIME-Type" versehen werden, was für Sie mehr Arbeit bedeutet als das Kleben neuer Tags.

Tags mit anderer Technik (z. B. RFID) können von Android® Smartphones leider nicht gelesen werden. Wenn Sie nicht wissen, welche Technik Ihre vorhandenen Tags verwenden, halten Sie Ihr Smartphone mit aktiviertem NFC an ein Tag und schauen, ob es reagiert. Wenn es nicht reagiert und Daten bzw. „leeres Tag“ anzeigt, handelt es sich um eine andere Technik als NFC.

Kann ich ein vorhandenes Tag mit einem neuen überkleben?
Das ist keine gute Idee, denn die Tags würden beide auf die Annäherung des Smartphones reagieren und gleichzeitig antworten. Das Smartphone bekäme dann vermischte Signale, die es nicht versteht. Daher bitte alte Tags vorher vollständig entfernen oder das neue Tag mit einem Abstand von mindestens 10 cm anbringen.

Was passiert bei einem Serverausfall?
Sollte der Server einmal ausfallen und nicht erreichbar sein, bleiben die Lesevorgänge in den Smartphones gespeichert. Sie können später gesendet werden, wenn der Server wieder verfügbar ist. Smartphones können mehrere Tausend Lesevorgänge speichern, so dass kein Datenverlust zu befürchten ist.

Die auf den Server übertragenen Daten werden regelmäßig gesichert. Außerdem wird der Server mit einer gespiegelten Platte (RAID1) betrieben, so dass auch hier eine Ausfallsicherheit gegeben ist.

Impressum

Holger Jakobs IT-Beratung und Schulungen
Mülheimer Str. 133, 51469 Bergisch Gladbach bei Köln
Telefon +49-2202-817157 oder +49-178-9759012
E-Mail geht an jakobs@plausibolo.de

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